Śląski Urząd Wojewódzki w Katowiach przeprowadził kontrolę w Urzędzie Gminy Niegowa w sprawie dotacji na przebudowę drogi gminnej nr 680053 w km 0+905 do 1+216 Dąbrowno- Łączki oraz w sprawie realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w 2017 r. związanego z przeciwdziałaniem i usuwaniem skutków klęsk żywiołowych zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych. ŚlUW ocenił pierwszą kontrolę pozytywnie, co do drugiej miał pewne uwagi.

Poniżej znajdziecie wnioski z kontroli.

Kontrola ws. przebudowy drogi:

W 2017 r. Gmina Niegowa otrzymała dotację z rezerwy celowej budżetu państwa w wysokości 282 000,00 zł na realizację zadania pn. „Przebudowa drogi gminnej nr 680053 w km 0+905 do 1+216 Dąbrowno- Łączki” wynikającego z umowy nr ZKI.66.2017 z dnia 28.12.2017 r.(tj. 67,86% kosztów zadania). W przedmiotowej umowie określono ostateczny termin realizacji zadania na dzień 20.12.2017 r. oraz udział środków własnych gminy w jego sfinansowaniu w kwocie 133 532,88 zł (tj. 32,14 % kosztów zadania).

W jednostce obowiązywała polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem nr 319/2010 Wójta Gminy Niegowa z dnia 29.11.2010 r. w sprawie zasad rachunkowości (polityka rachunkowości) i zakładowego planu kont dla budżetu gminy i jednostki budżetowej Urzędu Gminy Niegowa (ze zm.).

Uchwałą Rady Gminy Niegowa oraz aktami wewnętrznymi Wójta Gminy Niegowa (zarządzenia, decyzje) wprowadzono zmiany w budżecie gminy oraz w planie dochodów i wydatków jednostki – UG Niegowa związane z realizacją kontrolowanego zadania zgodnie z art. 257 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych .

Dotacja celowa w wysokości 282 000,00 zł wpłynęła na rachunek bieżący Gminy Niegowa w dniu 28.12.2017 r. i została:
1/ sklasyfikowana we właściwym dziale, rozdziale i §§ klasyfikacji budżetowej zgodnie z treścią decyzji Wojewody Śląskiego numer FBI.3111.164.32.2017 z dnia 27.12.2017 r.;
2) ujęta w księgach rachunkowych jednostki w dacie wpływu, w wysokości odpowiadającej kwocie wpływu oraz na właściwych kontach ewidencji księgowej.

Zakres wykonanych robót budowlanych był zgodny z zakresem rzeczowym ujętym w zestawieniu rzeczowo-finansowym robót a ich wartość ogółem ustalono na kwotę 415 532,88 zł, co potwierdziły oględziny dokonane w dniu 20.12.2017 r. przez komisję powołaną zarządzeniem Wójta Gminy Niegowa nr 343/2017 z dnia 20.12.2017 r.

Kontrolowane zadanie zrealizowano w terminie wynikającym z umowy w sprawie zamówienia publicznego nr RPV.272.7.2017 z dnia 02.11.2017 r. (ze zm.) zawartej z wykonawcą – Panem Arkadiuszem Miką prowadzącym działalność gospodarczą pod nazwą Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe „DOMAX” Arkadiusz Mika tj. do dnia 20.12.2017 r.

Wykonawca tytułem realizacji przedmiotowego zadania wystawił fakturę VAT nr 031/12/2017 z dnia 21.12.2017 r. w kwocie 415 532,88 zł brutto.

Przedmiotowa faktura została:
- prawidłowo opisana m.in. poprzez zamieszczenie stosownych adnotacji o jej sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz wskazaniu zadania, klasyfikacji budżetowej i sposobu jej ujęcia w księgach rachunkowych jednostki;
- zatwierdzona do zapłaty przez osobę do tego upoważnioną.

W dniu 29.12.2017 r. Gmina Niegowa uregulowała płatność z tytułu w/w faktury na rachunek bankowy wykonawcy w kwocie 415 532,88 zł oraz w terminie zgodnym z jej treścią.

Dotacja w kwocie 282 000,00 zł przyznanej umową nr ZKI.66.2017 z dnia 28.12.2017 r. została wykorzystana w pełnej wysokości.

Rozliczenie końcowe kosztów zadania zostało przekazane do Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego pismem nr RPV.041.26.2017 r. z dnia 03.01.2018 r. (wpływ do ŚUW: 04.01.2018 r.) w terminie wynikającym z § 8 ust.1 umowy dotacji.

Oględziny przeprowadzone przez kontrolujących w obecności pracownika kontrolowanej jednostki w dniu 10.04.2018 r. potwierdziły realizację rodzaju i zakresu robót, o których mowa w § 2 ust. 7 oraz ust.9 wytycznych MSWiA , w tym:
- wykonanie nowej nawierzchni asfaltowej na długości 311,4 m,
- zabezpieczenie pobocza drogi,
- wykonanie odwodnienia oraz przepustu wraz z montażem wpustów ulicznych,
- wykonanie umocnienia rowu poprzez montaż ścianek oporowych i tzw. korytek krakowskich,
- zamontowanie barier ochronnych.

W miejscu zadania zamieszczono zgodnie z § 16 umowy dotacji tabliczkę informacyjną, że zadanie zostało dofinansowane ze środków rezerwy celowej budżetu państwa, będącej w dyspozycji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji”.

Zgodnie z § 2 ust. 7 Wytycznych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 marca 2016 r. wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy z wykonawcą sfinansowane z dotacji obejmowało koszty materiałów i urządzeń oraz koszty robót budowlano - montażowych.

Koszty wymienione w § 2 ust. 9 Wytycznych Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 marca 2016 r. nie były zaliczone do całkowitych kosztów kontrolowanych zadania. W ramach omawianego zadania nie wystąpił przypadek uzyskania odszkodowania przez kontrolowaną jednostkę. Zgodnie z treścią oświadczenia złożonego w toku kontroli – kontrolowana jednostka nie miała także możliwości uzyskania zwrotu podatku VAT.
Zadanie zostało wykonane na drodze gminnej.

Majątek powstały w wyniku realizacji zadania został zaewidencjonowany w ewidencji środków trwałych na podstawie dokumentu OT nr 68/2017 z dnia 29.12.2017 r. oraz zaksięgowany na koncie 011 - Środki trwałe wraz z ustaloną wartością początkową w kwocie 424 368,81 zł, na którą składa się: wartość wykonanych robót budowlanych (415 532,88 zł), wartość dokumentacji (3 135,00 zł), koszt nadzoru inwestorskiego (5 535,00 zł) oraz koszt zakupu tablicy informacyjnej (165,93 zł).

Gmina Niegowa prowadziła wyodrębnioną ewidencję księgową środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków stosownie do postanowień zawartych w §10 umowy dotacji.

Kontrol ws. zamówienia publicznego:

W 2017 r. Gmina Niegowa przeprowadziła postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem były roboty budowlane w zakresie kontrolowanego zadania pn.: „Przebudowa drogi gminnej nr 680053 w km 0+905 do 1+216 Dąbrowno- Łączki”.

W skontrolowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prawidłowo określono rodzaj i tryb zamówienia, o których mowa w art. 2 pkt 8 i art. 10 pzp.

Terminowo złożono 2 oferty w postępowaniu. Żadna oferta nie została odrzucona, a wykonawca wykluczony. Zamawiający dokonał wyboru ofert na podstawie ustalonego kryterium oceny ofert – cena 60 % pkt, wydłużony okres gwarancji – 40 % pkt. Złożone oferty spełniały wymogi określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia .

Nieprawidłowo na podstawie Zarządzenia nr 303/2017 Wójta Gminy Niegowa z dnia 29.08.2017 r. w przedmiotowym zamówieniu powierzono Sekretarzowi Gminy Panu Jerzemu Tatarkowi prowadzenie spraw polegających na podpisywaniu pism dotyczących prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego podczas nieobecności Wójta Gminy. Na podstawie ww. Zarządzenia Sekretarz Gminy zatwierdził SIWZ oraz podpisał ogłoszenie o zamówieniu na roboty budowlany pn. „Przebudowa drogi gminnej nr 680053 w km 0+905 do 1+216 Dąbrowno- Łączki”- które są czynnościami zastrzeżonymi dla Kierownika zamawiającego. Natomiast powierzenie przez kierownika zamawiającego wykonywania zastrzeżonych czynności pracownikom zamawiającego musi mieć postać upoważnienia indywidualnie adresowanego dla danego pracownika z wymienieniem czynności związanych z przygotowaniem postępowania lub czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Powyższym naruszono art. 18 ust.2 pzp.

Przyczyna : Wójt Gminy Niegowa w dniu 11.04.2018 r. wyjaśniła „W ww zarządzeniu, w ramach zadań powierzonych Sekretarzowi Gminy, w § 1 lit. d, wymieniono m.inn prowadzenie w imieniu Wójta Gminy Niegowa spraw związanych z realizowanymi przez Gminę zamówieniami publicznymi, z wyłączeniem podpisywania bądź rozwiązywania umów z kontrahentami. Określony w zarządzeniu zakres obejmuje więc wszelkie czynności związane z prowadzeniem postępowań związanych z zamówieniami publicznymi z wyłączeniem podpisywania umów, wyboru wykonawcy oraz akceptacji protokołu z postępowania, które to czynności zarezerwowane są do wyłącznej właściwości kierownika zamawiającego (Wójta Gminy) .

Wobec powyższego uznać należy, że wykonywane przez Sekretarza czynności nie wykraczają poza możliwości Przewodniczącego Komisji Przetargowej i obejmują mi. inn. podpisywanie informacji z otwarcia ofert, wezwań do wyjaśnień czy wezwań do uzupełnień dokumentów.”

W skontrolowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na realizację ww. zadanie:
- kierownik zamawiającego powołał komisję przetargową, określił zakres obowiązków jej członków, zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy pzp;
- ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie internetowej zamawiającego i tablicy ogłoszeń w siedzibie PZD, zgodnie z art. 11 ust. 1 oraz art. 40 ust. 1, 2 i 6 ustawy pzp;
- specyfikacje istotnych warunków ww. zamówień zawierały elementy wyszczególnione w art. 36 ustawy pzp;
- oferenci wnieśli wadium przed upływem terminu składania ofert a zwrot wadium nastąpił niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z art. 46 ust. 1 ustawy pzp;
- umowa na realizację zadania została zawarta z zachowaniem terminu określonego art. 94 ust. 1 pkt 2 pzp a świadczenie wykonawcy w niej zawarte były tożsame ze złożoną ofertą;
- protokół z postępowania o udzielenie zamówienia zawierał wszystkie wymagane elementy, o których mowa w art. 96 ust. 1 ustawy pzp.

Wszystkie osoby wykonujące czynności w skontrolowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej powyżej progu bagatelności złożyły stosowne oświadczenia o braku bądź istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 pzp .

W ww. postępowaniu oświadczenia tożsamej treści złożył również pracownik zajmujący się jedynie przyjmowaniem i rejestracją ofert , czym uchybiono art. 17 ust. 2 pzp. Przyczyna: Kwalifikacja czynności przyjmowania ofert, jako czynności zmierzającej do wyboru wykonawcy. Jednocześnie Wójt Gminy Niegowa w dniu 10.04.2018 r. wyjaśniła m.in. „Pani Milena Bacior pracująca na stanowisku sekretarki, odpowiedzialna jest m.inn. za przyjmowanie ofert wykonawców oraz zabezpieczeń gwarancyjnych. Z szeroko pojętej ostrożności Zamawiający wymaga aby osoby, które mają bezpośredni kontakt z ofertami składały oświadczenie o którym mowa w art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2017, poz.1579). Czynności wykonywane przez Panią Milenę Bacior mogą mieć bezpośredni wpływ na czynność wyboru wykonawcy ponieważ zobligowana jest ona do ewidencji ofert pod kątem daty i godziny jej wpływu, jak również do ich zabezpieczenia i przechowywania do momentu pobrania przez komisje przetargową. Wobec powyższego żądanie oświadczenia od ww Zamawiający uznaje za zasadne.